Rapat internal Dinas Perpustakaan dan Kearsipan khususnya Bidang Kearsipan merupakan forum penting bagi para staf dan unit kerja yang bertanggung jawab atas pengelolaan kearsipan di lingkungan dinas. Rapat ini diadakan secara berkala dalam rangka mempersiapkan pelaksanaan pengawasan kearsipan yang akan dilakukan pada tahun 2025.
Tujuan Utama:
- Evaluasi Diri: Melakukan evaluasi terhadap pengelolaan kearsipan yang telah berjalan, mengidentifikasi kelemahan dan area perbaikan.
- Penyusunan Rencana Aksi: Merumuskan rencana aksi yang konkret dan terukur untuk meningkatkan kualitas pengelolaan kearsipan.
- Persiapan Pengawasan: Mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan untuk menghadapi pengawasan kearsipan dari pihak eksternal, seperti kelengkapan dokumen, sarana dan prasarana, serta pemahaman staf.
- Peningkatan Kapasitas: Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan staf dalam pengelolaan kearsipan melalui diskusi, pelatihan, dan berbagi pengalaman.
Agenda Rapat:
- Evaluasi Pelaksanaan Program Kearsipan:
- Review terhadap pelaksanaan program kearsipan yang telah berjalan.
- Identifikasi kendala dan tantangan yang dihadapi.
- Analisis capaian dan area yang perlu ditingkatkan.
- Penyusunan Rencana Aksi:
- Perumusan langkah-langkah konkret untuk memperbaiki kelemahan yang ditemukan.
- Penetapan target dan indikator keberhasilan yang jelas.
- Penyusunan jadwal pelaksanaan kegiatan.
- Persiapan Menghadapi Pengawasan:
- Inventarisasi dan pemeriksaan kelengkapan dokumen kearsipan.
- Penyiapan sarana dan prasarana yang memadai.
- Peningkatan pemahaman staf mengenai peraturan dan prosedur kearsipan.
- Peningkatan Kapasitas Staf:
- Diskusi dan berbagi pengetahuan mengenai pengelolaan kearsipan yang baik.
- Pelatihan dan pengembangan keterampilan staf.
- Penyusunan materi dan инструмента pendukung pengelolaan kearsipan.
Hasil yang Diharapkan:
- Rencana aksi yang komprehensif dan реалистичный untuk meningkatkan kualitas pengelolaan kearsipan.
- Kesiapan yang optimal dalam menghadapi pengawasan kearsipan tahun 2025.
- Peningkatan pengetahuan dan keterampilan staf dalam pengelolaan kearsipan.
- Terwujudnya pengelolaan kearsipan yang lebih baik di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
Rapat internal bidang kearsipan merupakan wadah yang efektif untuk melakukan evaluasi diri, merumuskan rencana perbaikan, dan mempersiapkan diri menghadapi pengawasan kearsipan. Dengan persiapan yang matang, diharapkan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dapat menunjukkan kinerja yang baik dalam pengelolaan kearsipan dan memberikan pelayanan yang optimal kepada masyarakat.
